지문 출퇴근 기록기, 직원 동의서 양식과 주의점
30초 결론
지문은 그 사람을 알아보는 데 쓰이는 생체정보라서, 개인정보 보호법상 다른 개인정보와 구분해 따로 동의를 받는 게 일반적인 원칙입니다. 동의서에는 무엇을, 왜, 얼마나 오래 쓰는지와 거부할 수 있다는 사실이 들어가야 하고요. 그리고 동의하지 않은 직원에게 불이익을 주지 않도록 카드나 번호 입력 같은 다른 방법을 꼭 열어 두세요. 우리 사업장 동의서에 빠진 게 없는지는 상담 때 같이 봐 드립니다.
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동의서에 들어가야 하는 내용
- 모으는 정보: 지문 정보(특징을 뽑은 값), 이름, 직원 번호 등
- 쓰는 목적: 출퇴근 시각 확인, 출입 관리 등 구체적으로
- 보관 기간: 재직 기간 동안, 퇴사하면 지체 없이 삭제
- 거부할 권리: 동의하지 않아도 되고, 거부하면 다른 방법으로 출퇴근을 기록한다는 안내
- 맡기는 곳: 기기 관리나 기록 저장을 외부 업체가 맡는다면 그 업체 이름과 맡기는 일
- 동의 여부 체크와 서명: 날짜, 이름, 서명
일반 개인정보 동의와 한 장에 섞어 "전부 동의" 하나로 받기보다, 생체정보 부분은 칸을 나눠 따로 체크하게 하는 쪽이 안전합니다.
이런 동의는 주의하세요
- 입사 서류 뭉치에 끼워 넣고 내용을 설명하지 않음
- "동의하지 않으면 채용 불가"처럼 사실상 강요하는 문구
- 목적에 "기타 회사가 필요한 업무" 같은 넓은 표현을 씀
- 퇴사 후에도 지문을 지우지 않고 그대로 둠
- 동의서를 받고 나서 따로 보관하지 않아 나중에 못 찾음
동의서부터 기기 설정까지 기준에 맞는지 봐 드릴게요
직원 수와 지금 쓰는 방식을 알려 주시면 지문 대신 쓸 방법까지 포함한 구성으로 견적을 드립니다.
해도 되는 것과 안 되는 것
괜찮은 경우
- 출퇴근 확인에만 지문 사용
- 거부한 직원은 카드로 기록
- 퇴사 직원 지문 즉시 삭제
- 동의서 원본을 따로 보관
문제가 될 수 있는 경우
- 같은 지문으로 다른 시스템까지 몰래 연결
- 거부한 직원에게 불이익
- 퇴사 후에도 계속 보관
- 동의 없이 일단 등록부터
기기 쪽에서 확인할 것
지문 기록기는 보통 지문 사진을 그대로 두지 않고, 특징만 뽑은 값으로 저장합니다. 그래도 그 값이 어디에 저장되는지(기기 안인지, 서버인지), 암호화되는지는 상품마다 달라요. 상담 때 저장 방식과 삭제 방법을 확인하고, 그 내용을 동의서 설명에 반영하면 직원들도 덜 불안해합니다.
확인할 곳
생체정보 처리 기준은 바뀔 수 있고, 사업장 상황에 따라 해석이 다를 수 있습니다. 자세한 기준은 개인정보보호위원회 누리집의 안내서와 상담 창구에서 확인하세요.
사장님들이 자주 묻는 질문
동의서는 종이로 받아야 하나요?
종이든 전자 서명이든 동의했다는 걸 나중에 확인할 수 있으면 됩니다. 어떤 방식이든 따로 보관해 두세요.
이미 등록해 놓고 동의서를 안 받았다면요?
지금이라도 직원에게 설명하고 동의서를 받으세요. 동의하지 않는 직원은 등록된 지문을 지우고 다른 방법으로 바꿔 주면 됩니다.
동의를 철회하겠다는 직원은 어떻게 하나요?
지문을 삭제하고 카드나 번호 입력으로 바꿔 주세요. 철회했다는 기록도 함께 남겨 두는 게 좋습니다.
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동의서부터 기기 설정까지 기준에 맞는지 봐 드릴게요
직원 수와 지금 쓰는 방식을 알려 주시면 지문 대신 쓸 방법까지 포함한 구성으로 견적을 드립니다.
- 신청하기1분이면 끝나요.
- 상담하기지금 쓰는 장비와 인터넷도 같이 봐 드려요.
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- 천천히 결정받아 보고 비교한 다음 정하시면 돼요.